Relancer un devis ou une facture impayée sans froisser le client
Un devis sans réponse n'est pas forcément un refus, et une facture en retard n'est pas forcément de la mauvaise volonté. Dans les deux cas, une relance au bon moment, avec le bon ton, règle souvent la situation. Voici une méthode simple, adaptée aux PME et indépendants des Antilles.
Relancer un devis : le bon calendrier
- 3 à 5 jours ouvrés après l'envoi : un message court pour vérifier que le devis est bien arrivé et proposer de répondre aux questions.
- Une semaine plus tard : rappeler un élément concret (délai, disponibilité, validité du devis).
- Avant la date de validité : une dernière relance, puis on classe sans insister.
Ce qui fait une bonne relance de devis
Personnalisez : citez le chantier, la prestation ou l'événement. Posez une question simple qui appelle une réponse (« Souhaitez-vous que je bloque la date du 12 ? »). Restez bref et proposez une porte de sortie : un client qui peut dire non facilement répond plus souvent.
Exemple à adapter : « Bonjour Madame Joseph, je reviens vers vous au sujet du devis pour la réfection de votre terrasse. Avez-vous pu le consulter ? Je peux ajuster une ligne si besoin, et j'ai encore une disponibilité début novembre. »
Relancer une facture impayée : les étapes
- Le jour de l'échéance ou juste après : un rappel aimable avec la facture en pièce jointe.
- Environ 7 jours après : une relance plus directe, avec la date de paiement attendue.
- Environ 15 jours après : un appel, puis un courrier ou un e-mail ferme rappelant les pénalités prévues.
- Ensuite : la mise en demeure, avant tout recours.
Les règles à connaître entre professionnels
Entre entreprises, le délai de paiement convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture (ou 45 jours fin de mois si c'est prévu) ; sans accord, il est de 30 jours après la réception de la marchandise ou l'exécution de la prestation. Vos factures doivent mentionner le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, due de plein droit par un client professionnel en retard.
Avec un particulier, les règles diffèrent : pas d'indemnité forfaitaire, et les conditions de paiement doivent figurer clairement sur le devis ou le contrat. En cas de doute, rapprochez-vous de votre expert-comptable ou de votre chambre consulaire.
Automatiser les relances sans perdre le contact humain
Le plus difficile n'est pas d'écrire une relance, c'est d'y penser au bon moment. Un assistant peut préparer chaque relance avec le bon ton et la programmer par SMS : vous la validez, elle part à la date prévue, et vous gardez l'historique au même endroit. Le client, lui, reçoit un message personnalisé, pas une lettre type.
Questions fréquentes
Combien de fois relancer un devis ?
Deux à trois relances espacées suffisent. Au-delà, le client a généralement fait son choix.
Peut-on réclamer l'indemnité de 40 € à un particulier ?
Non. L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement ne concerne que les clients professionnels. Avec un particulier, seuls des intérêts de retard prévus au contrat peuvent s'appliquer.
SMS ou e-mail pour relancer ?
Le SMS est lu plus vite et convient aux rappels courts ; l'e-mail est préférable dès qu'il faut joindre une facture ou garder une trace écrite détaillée.